فرآیند چیست؟ صفر تا 100 فرایندهای کسب و کار

فرآیند کسب و کار

آنچه در این مقاله می‌خوانید ...

فرآیند کسب‌وکار مجموعه‌ای از وظایف و فعالیت‌های تجاری ای است که توسط افراد یا سیستم‌ها در یک دوره ساختاریافته انجام می شود، که نتیجه آن این است که به اهداف تجاری شرکت یا کسب و کار ما کمک می کند

فرایندها یا پروسه ها در همه جای یک کسب و کار وجود دارند. از استخدام کارمندان جدید تا خروج از مصاحبه، صورت‌حساب فروشنده و فروش، هر نتیجه کسب‌وکار نتیجه کارها و فعالیت‌های تکرارپذیر است.

برخی از این پروسه ها به شدت در چارچوب دستورالعمل های مستند اجرا می شوند، در حالی که برخی از آنها با انعطاف پذیری بیشتری تلاش می کنند. این بر اساس اولویت و اهمیت نتیجه کسب و کار حاصل از فرآیند متفاوت است.

با این وجود، یک کسب و کار نمی تواند بدون اجرای صحیح فرایند های آن کار کند. در این مقاله، با موضوعاتی همچون فرآیند چیست؟ مفهوم فرآیند کسب‌وکار، مثال‌ها، مزایا، ارجاعات و اهمیت آن در کسب وکار شما را عمیق‌تر خواهیم کرد. با ما همراه باشید.

فرآیند چیست؟

یک فرآیند مجموعه ای از مراحل، فعالیت ها ، رخداد ها و  تصمیماتی است که در نحوه تکمیل کار دخیل است. ما ممکن است متوجه آن نباشیم، اما در همه جا و در هر جنبه ای از اوقات فراغت و کار ما وجود دارد.

چند نمونه از فرآیندها ممکن است شامل موارد زیر باشد:

سفارش دادن
تدوین بودجه
نوشتن سفارش کار و …

فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار به عنوان مجموعه ای از وظایف و فعالیت تعریف می شود که وقتی توسط افراد یا سیستم ها در یک دوره ساختاریافته انجام می شود، نتیجه آن این است که به اهداف کسب و کار کمک می کند.

یک پروسه کسب و کار شامل حداقل یکی از عناصر زیر است، اما محدود به آن نیست:

  • وظیفه یا فعالیت
  • سیستم
  • کارمند
  • جریان کار
  • داده ها

پروسه های کسب و کار برای استخراج و کمک به اهداف سازمانی ابداع می شوند. اجرای مداوم و مکرر فرآیندهای کسب و کار برای موفقیت عملیات و رشد کسب و کار بسیار مهم است.

ساختارهای فرآیند کسب و کار بر اساس عناصر درگیر، می توانند ساده یا پیچیده باشند. از طریق هر پروسه تجاری، یک کسب و کار برای دستیابی به اهداف خاصی تلاش می کند.

برخی از ویژگی های کلیدی که فرایند کسب و کار را از سایر وظایف و فعالیت های کسب و کار متمایز می کند عبارتند از:

  • قابل تکرار است
  • انعطاف پذیر است و سفت و سخت نیست
  • خاص است و دارای نقطه شروع و پایان است
  • قابل اندازه گیری است

برای درک بهتر این موضوع، اجازه دهید نمونه‌ای از پروسه خروج یک کارمند از شرکت را مثال بزنیم که مراحل زیر را دارد:

  • اعلام به استعفا یا فسخ قرارداد
  • مذاکره با کارمند برای حفظ
  • دوره اطلاع رسانی و مراحل تسویه نهایی
  • برنامه ریزی برای تکمیل پروژه های معلق و وظایف محول شده
  • واگذاری و انتقال دانش جزئیات پروژه و شرکت
  • خروج از مصاحبه

اینها رایج‌ترین فعالیت‌هایی هستند که در سطح جهانی در پروسه خروج کارکنان شرکت قرار دارند.

از طریق بحثهای تایید و مذاکره، کسب و کار سعی می کند با کارمند استدلال و آن را حفظ کند. دوره اعلان و مراحل تسویه نهایی به کارمند و شرکت کمک می کند تا شرایط قرارداد در انتظار پس از استعفا را شفاف کنند. 

برنامه ریزی پروژه و فعالیت های واگذاری به کسب و کار کمک می کند تا اطمینان حاصل نماید که فرایند های روزانه به دلیل استعفای کارمند تحت تأثیر قرار نمی گیرند. در نهایت، مصاحبه خروج فرصتی را برای کسب و کار فراهم می کند تا با بازخورد دقیق در مورد عملیات و سیاست های شرکت بهبود یابد.

فرآیندهای کسب و کار ستون فقرات عملیات کسب و کار شما هستند، به همین دلیل است که بهبود آنها از اهمیت استراتژیک برای کسب و کار شما برخوردار است.

سازمان ها در سرتاسر جهان زمان و پول قابل توجهی را برای مدیریت و بهبود پروسه های تجاری خود سرمایه گذاری می کنند.

پروسه های تجاری اغلب با پروژه ها و رویه ها اشتباه گرفته می شوند.آن ها  متناهی، انعطاف پذیر و قابل تکرار هستند و پس از اجرا ارزش تولید می کنند. اجازه دهید درک کنیم که چگونه آنها با پروژه ها و رویه ها متفاوت هستند.

اجرای استراتژی مدیریت فرآیند کسب و کار، میزان موفقیت پروژه های شما را تا 70 درصد افزایش می دهد.

تفاوت فرآیند و پروژه چیست؟

زمانی را برای توجه به نحوه صحبت کردن با خود اختصاص دهید. این نشان دهنده خوبی است که نشان می دهد چقدر خوب از خود مراقبت می کنید.

یک پروژه بر ایجاد چیزی جدید یا اجرای یک تغییر متمرکز است، در حالی که یک پروسه بر ایجاد ارزش با انجام مکرر یک کار متمرکز است. به بیان ساده، پروژه ها فعالیت هایی هستند که قبلاً هرگز در کسب و کار خود انجام نداده اید، در حالی که فرآیندها فعالیت هایی هستند که شما به طور مکرر انجام می دهید.

به عنوان مثال، تهیه یک فنجان قهوه روزانه یک پروسه است. دوست دارید همان مواد را به همان میزان اضافه کنید و هر روز درست کنید. تقریباً هیچ شانسی وجود ندارد که طعم آن اشتباه شود، اما اگر اینطور شود، می دانیم که ممکن است شما را آزار دهد یا حتی خشنود کند!

اما تلاش برای تهیه یک دستور پخت قهوه ترند شده در اینستاگرام کاری نیست که هر روز انجام دهید. شما در حال آزمایش مواد و روش های جدیدی هستید که آن را به یک پروژه تبدیل می کند. این کار جدید، هیجان انگیز است، و شما نمی دانید چگونه قرار است به صورت خارق العاده آن را انجام دهید.

مسائل مربوط به عزت نفس ممکن است شما را درگیر کند. این که لحظه ای وقت بگذارید و متوجه شوید که رویدادها چگونه بر خلق و خو و عزت نفس شما تأثیر می گذارد، وقت زیادی از شما نمی گیرد.

به عزت نفس دیگران نیز توجه کنید. اگر متوجه شدید که یکی از عزیزان یا یکی از همکارانش ابراز تردید و ناامیدی می کند، ممکن است به حمایت شما نیاز داشته باشد. زمانی که مشخص کردید کجا می خواهید پیشرفت کنید، تشخیص اولین قدم هایتان دشوار است.

اگر برای شروع به دنبال کمک هستید، ما می‌توانیم با مربیگری شخصی از شما پشتیبانی کنیم تا به شما کمک کنیم عزت نفس خود را پیدا کنید و شفقت و دوست داشتن خود را پرورش دهید.

راستی اگر مفهوم کوچینگ و تفاوت آن با مشاوره و مربیگری را نمیدانید حتما این دو مقاله را بخوانید که پله های موفقیت را به سرعت طی کنید.

تفاوت فرآیند و رویه چیست ؟

یک فرآیند جریانی از فعالیت‌های کسب و کار است که به سمت دستیابی به یک نتیجه تجاری مرتبط است، در حالی که یک رویه روشی تجویز شده برای انجام یک یا بخشی از یک پروسه است. در حالی که یک پروسه مجموعه ای از اقدامات تعریف شده است، یک رویه مجموعه ای از دستورالعمل ها است که ماهیت آنها با جزئیات است.

به عنوان مثال، استخدام یک کارمند جدید در سازمان شما یک فرآیند است. تمرکز آن بر معرفی شرکت به افراد جدید و آشنایی آنها با سیاست ها، فرهنگ و تیم های شرکت است.

در حالی که اسناد ورود کارمند یک رویه است. دارای مجموعه ای دقیق از دستورالعمل های مربوط به اسناد، امضاها و توافقات است.

برای مدیریت و بهبود پروسه های کسب و کار خود، باید آنها را بهتر درک کنید. اجازه دهید نگاهی به نمونه‌های بیشتری از فرآیندهای کسب‌وکار، مزیت‌های آن‌ها و زمینه‌ای با سایر شیوه‌های تجاری بیاندازیم.

تفاوت گردش کار و فرآیند کسب و کار

گردش کار شامل فعالیت های تکرار شونده ای است که برای تکمیل یک کار ضروری است. یک فرآیند به تمام عناصر ضروری برای دستیابی به یک هدف سازمانی بزرگتر اشاره دارد.

اجماع عمومی این است که گردش کار جزئیات جامعی را برای اهداف مقیاس کوچک در نظر می گیرد در حالی که فرآیندها به نتایج جامع تری اشاره دارند.

نمونه هایی از فرایند های کسب و کار

بسته به نوع، صنعت، مکان و غیره یک کسب و کار متفاوت است، اما چند پروسه وجود دارد که در تمام این بخش‌های کسب‌وکار در سراسر جهان انجام می‌شود. برای سهولت درک این موضوع، نمونه هایی از این فرآیندها را بررسی می کنیم.

فرآیند فروش

فروش یک پروسه تجاری اساسی در صنایع مختلف، پیشنهادات و بخش‌های دیگر است. پروسه رایج مشاهده شده توسط اکثر مشاغل شامل مراحل زیر است:

  • به اشتراک گذاری پیشنهاد فروش
  • ارسال نقل قول
  • مذاکرات
  • دریافت سفارش برای محصول/خدمت
  • به روز رسانی سوابق فروش
  • تحویل محصول/خدمت
  • صورتحساب
  • پرداخت

این مراحل تکراری هستند و گردش کار و ساختار فرآیند بر اساس کسب و کار منعطف است.

خدمات مشتری

خدمات مشتری پروسه مهم دیگری است که بخشی از عملیات تجاری جهانی است. این شامل مراحل زیر است:

  • دریافت شکایات و مسائل مشتریان از طریق CRM
  • نگرانی مشتری را تصدیق کنید
  • جزئیات ورود به سیستم در سیستم CRM
  • مساله را حل کنید
  • اطلاع رسانی وضعیت به مشتری
  • چند نمونه دیگر از فرآیندهای کسب و کار عبارتند از:
  • استخدام
  • صورتحساب
  • پردازش سفارش
  • پذیرش مشتری
  • حسابداری
  • تحقیقات بازار
  • توسعه محصول

اصطلاحات رایج مرتبط با فرآیندهای کسب وکار

ما چند اصطلاح تجاری متداول را که در محتوای مستقیم با پروسه های کسب و کار هستند فهرست می کنیم:

مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار به عنوان رشته ای در مدیریت عملیات تعریف می شود که در آن افراد از روش های مختلفی برای کشف، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود، بهینه سازی و خودکارسازی پروسه کسب و کار استفاده می کنند.

بهبود فرآیند کسب و کار

بهبود فرآیند کسب و کار به عنوان یک عمل مدیریتی تعریف می شود که برای بهبود کارایی و اثربخشی پروسه های تجاری از طریق کشف، نقشه برداری، مستندسازی، تجزیه و تحلیل و طراحی مجدد استفاده می شود.

مدلسازی فرآیند کسب و کار

مدلسازی فرآیند کسب و کار به عنوان فعالیت ایجاد یک نمودار گردش کار از یک پروسه برای به دست آوردن درک روشنی از پروسه و نحوه همپوشانی آن با سایر فرآیندها تعریف می شود. این یک ابزار مستندسازی فرآیند کسب و کار است که از کمک های بصری برای مستندسازی و انتقال جزئیات یک پروسه در سراسر شرکت استفاده می کند.

مستندات فرآیند کسب و کار

مستندسازی فرآیند کسب و کار، پروسه تشریح شرح مفصلی از چگونگی اجرای یک پروسه است. این تکنیکی است که توسط کسب و کارها انجام می شود تا پروسه های خود را قابل یادگیری، قابل مشاهده و بهبود بخشند. این در درجه اول بر پاسخ به این سوال متمرکز است که “فرایند چگونه اجرا می شود؟”

کشف فرآیند کسب و کار

کشف فرآیند کسب‌وکار به عنوان مجموعه‌ای از تکنیک‌ها تعریف می‌شود که نمایشی از پروسه های فعلی سازمان می‌سازد که شامل جریان‌های کاری، ساختارها و عناصر آن‌ها می‌شود.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به عنوان تمرین استفاده از فناوری برای خودکارسازی پروسه ها و گردش های کاری پیچیده و اضافی تعریف می شود. این به کسب و کارها کمک می کند تا تلاش های دستی را صرفه جویی کنند، هزینه ها را کاهش دهند، کارایی را بهبود بخشند و عملکرد فرایند را بهینه کنند.

چرا باید فرآیندهای کسب و کار خود را بهبود بخشید؟

فرآیندهای موثر و کارآمد کلید رشد و پایداری کسب و کار شما هستند. بررسی‌های گزارش «وضعیت BPM» نشان می‌دهد که کسب‌وکارها بهبود پروسه را در اولویت استراتژی‌های تجاری خود قرار داده‌اند. اما چرا باید به بهبود پروسه های خود فکر کنید؟

در ادامه چند دلیل برای شروع بهبود فرآیند کسب و کار شرح داده شده است:

1-به شما در صرفه جویی در هزینه ها کمک می کند

بهبود پروسه شما را قادر می سازد تا هزینه های غیرضروری منابع را شناسایی کرده و راه های موثری برای تولید بهترین خروجی پروسه بیابید. این به شما  این امکان را می دهد که در هزینه های غیر ضروری خود صرفه جویی کنید. 

همانطور که اکثر وبلاگ های تجاری و مقالات تحقیقاتی نشان می دهند، صرفه جویی در هزینه های موجود آسان تر از به دست آوردن مشتریان جدید است، که دلیل دیگری برای بهبود پروسه های شما و به نوبه خود، صرفه جویی در هزینه ها است.

2-بهره وری را در تیم های شما افزایش می دهد

بهبود فرآیند به شما کمک می کند تا وظایف و فعالیت های اضافی و غیر ضروری را حذف کنید. این شما را قادر می سازد تا پروسه موجود خود را با تکنیک های موثرتری دوباره مهندسی کنید.

این کار ،کارکنان شما را تشویق می‌کند تا وظایف چالش‌برانگیزتری را در مقابل فعالیت‌های اضافی دفتری انجام دهند و میزان بهره‌وری را در عملیات شما افزایش دهد.

3-تجربه مشتری را افزایش می دهد

فرآیندهای کسب و کار منجر به نتایجی می شود که به طور مستقیم به اهداف تجاری کمک می کند که یکی از آنها رضایت مشتری است.

پروسه های کسب و کار موثر و کارآمد نتایج استثنایی ایجاد می کند که مشتریان شما را خوشحال می کند. از این رو، بهبود پروسه کسب و کار تجربه مشتری شما را افزایش می دهد.

4-به شما کمک می کند زندگی بهتری داشته باشید

پروسه های بهبود یافته منجر به عملیات بهتر، نتایج تجاری بهتر و زندگی بهتر می شود. هنگامی که فرآیندهای شما ساده شد، می توانید از زندگی شخصی بدون هیچ استرس، نگرانی یا احساس عذاب وجدان ببرید زیرا فرایند های شما از خودشان مراقبت می کنند!

نقشه راه بهبود فرآیندهای کسب و کار

یک فرآیند کسب و کار یکپارچه زمینه را برای یک کسب و کار موفق فراهم می کند. کارمندان شما در قبال نقش ها و مسئولیت های خود متمرکز و پاسخگو هستند که در نهایت به اهداف تجاری شما کمک می کند.

روش اصلی حل تمام چالش های پروسه، نقشه راه است. ما از نقشه راه بهبود اصلی برای تقویت پایه پروسه ها، پلتفرم ها و تیم های اصلی شما استفاده می کنیم.

نقشه راه اصلی بهبود به چهار مرحله متمایز تقسیم می شود.

1-کشف

نقشه راه فرآیند های فعلی شما را در حالت “همانطور که هست” کشف و تجزیه و تحلیل می‌کند تا نقاط قوت، فرصت‌ها، ریسک‌ها و نقاط ضعف موثر بر نتایج کسب‌وکار شما را درک کنیم.

2-بهبود

نقشه راه جریان‌های کاری پروسه کسب‌وکار شما را دوباره طراحی می‌کند و تغییرات، حذف‌ها و اضافات ایجاد می‌کنید تا آنها را با اهداف کسب‌وکار شما هماهنگ کند

3-بستر، زمینه

نقشه راه، نرم‌افزار و سایر سیستم‌های کسب‌وکار شما را با فرایندهای کسب‌وکار بهبودیافته‌تان هماهنگ می‌کند تا به اهداف تجاری شما کمک کنند.

4-مدیریت

نقشه راه پروسه های جدید بهبود یافته را با جزئیات برای استفاده و آموزش در آینده مستند می کند.

ما در گروه مشاوران غزال برای شما یک ابزار پاسخ گویی فرایند تدارک دیده ایم.

با استفاده از این بازار با یک نگاه متوجه شوید چه پروسه ای متولی دارد یا ندارد…

 

نمونه ای از فرآیند کسب و کار

به عنوان مثال، بیایید پروسه استخدام یک بخش منابع انسانی یک شرکت مثل فوربز را در نظر بگیریم. درست از ارسال فرصت شغلی تا پذیرش کارمند، مراحل مختلفی در این پروسه وجود دارد. اگرچه این می تواند از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت باشد، یک گردش کار ساده ممکن است به شکل زیر باشد:

  • مدیر منابع انسانی به روز رسانی شغل را پست می کند
  • چندین نامزد در یک پورتال درخواست می دهند
  • مدیر منابع انسانی گزینه های استخدام را غربال می کند و بهترین ها را فیلتر می کند
  • داوطلبان منتخب برای مراحل بعدی جذب فراخوان داده می شوند
  • کاندیدای اصلح در آخرین مرحله استخدام انتخاب می شود
  • مذاکرات حقوق و سیاست انجام می شود
  • پیشنهاد نامه ارسال می شود و داوطلب می پذیرد

پس از آن یک فرآیند طولانی مدت حضور کارمند دنبال می شود.

7 مرحله چرخه حیات فرآیند کسب و کار

سوالات متداول درباره فرایند کسب و کار

فرآیند کسب و کار به عنوان مجموعه ای از وظایف و فعالیت های تجاری تعریف می شود که وقتی توسط افراد یا سیستم ها در یک دوره ساختاریافته انجام می شود، نتیجه ای را ایجاد می کند که به اهداف تجاری کمک می کند.

گردش کار شامل فعالیت های تکرار شونده ای است که برای تکمیل یک کار ضروری است. یک فرآیند به تمام عناصر ضروری برای دستیابی به یک هدف سازمانی بزرگتر اشاره دارد. اجماع عمومی این است که گردش کار جزئیات جامعی را برای اهداف مقیاس کوچک در نظر می گیرد در حالی که فرآیندها به نتایج جامع تری اشاره دارند.

یک فرآیند جریانی از فعالیت‌های تجاری است که به سمت دستیابی به یک نتیجه تجاری مرتبط است، در حالی که یک رویه روشی تجویز شده برای انجام یک فرآیند یا بخشی از یک فرآیند است. در حالی که یک فرآیند مجموعه ای از اقدامات تعریف شده است، یک رویه مجموعه ای از دستورالعمل ها است که ماهیت آنها با جزئیات است.

به عنوان مثال، استخدام یک کارمند جدید در سازمان شما یک فرآیند است. تمرکز آن بر معرفی شرکت به افراد جدید و آشنایی آنها با سیاست ها، فرهنگ و تیم های شرکت است.

در حالی که اسناد ورود کارمند یک رویه است. دارای مجموعه ای دقیق از دستورالعمل های مربوط به اسناد، امضاها و توافقات است.

4 thoughts on “فرآیند چیست؟ صفر تا 100 فرایندهای کسب و کار

  1. علیرضا حسنی گفت:

    با تشکر از مقاله خوب فرآیند چیست
    ببخشید من بخش 7 مرحله چرخه حیات کسب و کارها رو نمیتونم بخونم، چطوری این قسمت از مقاله فرایند رو باید بخونم؟

    1. گروه مشاوران غزال گفت:

      خوشحالیم که مقاله فرایند چیست کمکتان کرده
      بله درسته، برای مطالعه ادامه مطلب شما لازم است تا عضوی سکوی پرتاب اوج غزال بشید
      مطالعه لینک زیر کمکتان می‌کند:
      https://demo.ghazal.consulting/product/owj/

  2. صاحب جهانگیری گفت:

    سلام، تمام فرایند های کسب و کار همون هایی هستن که شما در نمونه های فرایند کسب و کار گذاشتین هست؟

    1. گروه مشاوران غزال گفت:

      سلام وقت بخیر
      فرایند های زیادی در دنیای کسب و کارها وجود دارد که ما در این مقاله به بخشی از آن ها اشاره کردیم
      امیدواریم که این نمونه ها کمکتان کند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Facebook Twitter Pinterest linkedin WhatsApp WhatsApp Telegram
Start typing to see posts you are looking for.

اشتراک سالانه اوج