سیستم سازی چیست؟

کسب و کارها برای حفظ کیفیت و کارایی در عملکردهای خود به سیستم ها و فرآیندهایی نیاز دارند. فرض کنید مدیر مجموعه ای هستید و برای تعطیلات به مسافرت رفتید. در این زمان که طبیعتا میخواهید برای خودتان وقت بگذارید مدام با تماس های کارکنان مواجه می شوید . بسیاری از فرآیند های مجموعه ی شما به مشکل برخورده! و در این تعطیلات مجبور به انجام کارهای کسب و کار خود هستید.

ولی مشکل میتواند از کجا باشد …

کارکنان به خاطر نبود شما از زیر بار مسئولیت شانه خالی می کنند؟

این سردرگمی کارکنان و فشارکاری بالا برای شما در بسیاری از بیزینس های دیگر هم اتفاق می افتد اما با نگاه به زندگی کارآفرینان موفق دنیا متوجه میشوید این کارآفرینان لایف استایل متفاوتی با شما دارند و این تفاوت می تواند به یک دلیل باشد… سیستم سازی!

سیستم سازی (business systemization) چیست؟

به طور خلاصه سیستم سازی(business systemization) به معنای ایجاد الگو و روشی برای آن کسب و کار و با هدف بهره وری، بررسی فرآیندها، کارایی بهتر و کیفیت خدمات برای پرسنل و مشتریان است.

کسب و کار های متعددی هستند که موفقیت خود را مدیون سیستم سازی درست و داشتن الگوریتم مناسب هستند. سیستم سازی به معنای ساخت و بهینه سازی اجزای سامانه به منظور کارکرد بهتر است. اگر ساعات زیادی در طول روز کار می کنید یا با نبودتان مجموعه دچار مشکل می شود حتما به فکر اتوماسیون سازی کسب و کارتان باشید.

چرا سیستم سازی کنیم؟

الان که با معنی سیستم سازی آشنا شدیم خوب است که مزایای آن را هم بدانیم.

1-افزایش بهره وری:

سیستم سازی و وجود یک فرآیند مشخص کمک می کند تا مراحل غیرضروری را کشف کنید و با حذف آن فرآیند را بهبود ببخشید و این منجر به کاهش هزینه ها و آزاد کردن زمان ارزشمند شما برای رشد کسب و کارتان شود و همچنین کمک می کند تا مسئولیت هایتان را با اشتباهات کمتر انجام دهید. با کارآمد کردن فعالیت های روزانه زمان خود را برای تمرکز بر درآمد رو به رشد کسب‌وکار آزاد کنید.

2- بهبود کارایی:

مشاغلی که فاقد سیستم هستند، اغلب کارکنانی دارند که روش خاص خود را برای انجام وظایف دارند که می تواند منجر به ناکارآمدی شود. نداشتن فرآیند های مستند باعث می شود تیم شما برای انجام یک کار یکسان روش های مختلفی در پیش بگیرند. ثبت بهترین روش برای انجام کار به همه این امکان را می دهد که در مشاغل خود کارآمدتر شوند و نیز آموزش کارکنان جدید را بسیار آسان تر می کند.

3-گسترش مجموعه و نیاز به برون سپاری (outsourcing):

وجود سیستم برای آموزش کارکنان جدید فشاری را که کارکنان فعلی شما در هنگام آموزش اعضای جدید تیم متحمل می شوند کاهش می دهد. پیروی از سیستم استخدامی مستند به شما این امکان را می دهد که افراد مناسب را برای هر شغل استخدام کنید و آنها می توانند بدون نیاز به کمک اضافی مراحل را دنبال کنند. اتوماسیون وظایف به یک کسب و کار اجازه می دهد تا بدون نیاز به استخدام تعداد زیادی کارمند جدید، مقیاس خود را افزایش دهد.

وقتی استخدام‌های جدید شما آموزش‌های بهتری دریافت می‌کنند، سریع‌تر در شغل خود بهره‌ورتر می‌شوند. آنها را می توان به گونه ای آموزش داد که تعداد اشتباهات را کاهش دهد و عملکرد کلی آنها را بهبود بخشد. وقتی کارمندان شما عملکرد بهتری داشته باشند، کسب و کار شما می تواند سریعتر رشد کند.

همینطور در برون سپاری(outsourcing) اگر انتظارات شما از سرویس و نحوه مدیریت مجموعه تعریف نشده باشد بازگشت سرمایه ای که انتظارش را دارید دشوار خواهد بود.

4-رهبری موثر و بالا رفتن ارزش کسب و کار:

برای رهبری موثر و تضمین موفقیت تیم، اعضای تیم باید نقش خود را درک کنند. ایجاد یک فرآیند نظام‌مند از وظایف به این معنی است که کارکنان می‌توانند بدون ارجاع دائمی سرپرست، مسئولیت‌ها را به نحو احسن اجرا کنند. همچنین به این معنی است که وظایف به اعضای تیم با مناسب ترین مجموعه مهارت ها واگذار می شود. ملاک خریداران برای خرید یک مجموعه این است که چقدر می تواند بدون رهبر دوام بیاورد و وجود ساختار نظام مند ارزش یک بیزینس را افزایش می دهد.

5-تقویت انگیزه و محیط کار خوب:

هنگامی که کسب و کار خود را سیستمی کردید، درک بهتری از مجموعه مهارت های مورد نیاز خود خواهید داشت. زمانی که بتوانید یک محیط کاری مطلوب چه برای خودتان و چه برای کارکنان ارائه دهید، برای جذب، ایجاد انگیزه و حفظ کارمندان با کیفیت مجهزتر خواهید بود. هنگامی که شما به طور موثر کسب و کار خود را سازماندهی کنید و سیستمی را در اختیار داشته باشید، بهتر می توانید استخدام/اخراج شوید و تیم شما قادر به اجرا خواهد بود. علاوه بر این، این کار باعث افزایش سرعت و کارایی می شود. اگر به نتایج دلخواهتان نرسیدید، سیستم را تغییر دهید.

چگونه سیستم سازی کنیم؟

در ادامه یک راهنمای برای سیستم سازی را بیان می کنیم:

1-نقشه برداری فرآیند:

اولین و حیاتی ترین مرحله ، شناسایی هر فعالیتی است که در کسب و کار شما اتفاق می افتد. تمام پیچ و مهره هایی را که فکر می کنید به آنها نیاز دارید جمع آوری کنید. در غیر این صورت، این احتمال وجود دارد که جلوتر متوجه شوید بخش مهمی را از دست دادید.همه چیز از ایمیل گرفته تا تماس های فروش خروجی، ارتباط با مشتری و حتی مواردی که کارکنان شما در آن مدام دچار خطا می شوند.

پس از فهرست کردن ، تا جایی که می توانید وارد جزئیات فرآیندها شوید ؛ زمان انجام آنها تاثیر بر درآمد یا حتی نوع آن سعی کنید درک کنید که کدام فعالیت ها بیشتر به اعضای کلیدی تیم متکی هستند.

هنگامی که این مرحله را کامل کردید، می‌توانید تشخیص دهید که کدام فرآیندها (وظایفی که به شدت به چند فرد کلیدی متکی هستند و مستقیماً با درآمد مرتبط هستند و در حال حاضر به صورت دستی انجام می شوند) بیشترین سود را از سیستم‌سازی می‌برند.

2- مستند سازی فرآیند:

این کار مثل تمیز کردن کمد است. اول همه چیز را بیرون آوردیم و بعد یکی یکی سر جای خودشان میگذاریم. پس حالا با توجه به لیست قبلی دوباره برای هرکدام از وظایف به سوال های چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چگونه با تا آنجایی که ممکن است با جزئیات دقیق پاسخ می دهیم و در فرآیندهای لازم و کلیدی تغییراتی ایجاد می کنیم و در آخر با مستندات ایجاد شده فرآیندهای لازم را به دیگر کارمندان محول می کنیم. (این مستندات باید به گونه ای باشند که افراد بدون کمک شما و با دستورالعمل بتوانند کارها را به خوبی انجام دهند)

نکته: مستند سازی و مدیریت فرآیند ، بسیار مهم و طولانی است پس بنابراین به جای تلاش برای انجام همه این کارها به یکباره، آن را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید.

3-وارد کردن بقیه اعضای تیم:

سیستم سازی و مستند سازی مثل یک ورزش تیمی است. پس برای پیش رفتن فرآیند به بهترین شکل بقیه بازیکنای نیمکت نشین را هم وارد کار کنید. چه کسی بهتر از کسی که مدام مسئولیتی را انجام میدهد میتواند در بهینه سازی و بهره وری بهتر آن فرآیند کمک کند؟

4-آموزش کارکنان و تعیین اهداف و عوامل مهم:

اگر کارکنان بخش مربوطه در مورد روند مستندات سوال دارند و یا حتی راه حل های بهتری را پیشنهاد می کنند شروع به برگزاری جلسات و یا آموزش آنها و حتی کارمندان دیگر کنید و به تیم تان اجازه دهید اسناد را اصلاح کنند. این کار علاوه بر توانمند ساختن کارمندان باعث آزادتر شدن وقتتان شده و رشد کسب و کار را به دنبال دارد. پس شروع به آموزش نیروهای جدید کنید .

علاوه بر این هنگام طراحی یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، درک نتایجی که باید به دست آیند بسیار مهم است. تعیین اهداف و دانستن اینکه موفقیت برای شما چگونه باید باشد برای حفظ عملکرد روان یک سیستم بسیار مهم است پس در کار با تیم خود، روش هایی را برای سنجش عملکرد سیستم خود در نظر بگیرید.

5-تفویض اختیار:

اکنون که کار اصلی تکمیل شده است، می توانید آزمایش سیستم خود را در عمل شروع کنید. اجازه دهید کارمندانتان خود را در فرآیند کسب و کار جدید امتحان کنند. از آنها راجع به سیستم جدید بپرسید و واقعاً به بازخوردهایی که ارائه می دهند گوش دهید.

به خاطر داشته باشید که اینها افرادی هستند که هر روز وظیفه را انجام می دهند، بنابراین دسترسی یا سهولت آنها برای شما باید از اهمیت بالایی برخوردار است.

از این که اجازه دهید شخص دیگری کارها را انجام دهد نترسید. تفویض اختیار نشان دهنده مهارت های رهبری است؛ شما تصدیق می‌کنید که کسی از نظر شما مهارت و توانایی ایفای نقش را دارد و همین طور با این کار خودتان را از روزمرگی دور می کنید.

6-بررسی وظایف و معیارها:

شما سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار جدید را پیاده سازی کرده اید و کارمندان شما با موفقیت از آن استفاده می کنند. اهداف و عوامل حیاتی موفقیت را که در مرحله 3 تعیین کرده اید در نظر بگیرید…

روند جدید شما چگونه با این استانداردها مطابقت دارد؟

آیا در مسیر درستی برای موفقیت قرار گرفته اید یا به طور کامل آن را از دست داده اید؟

در مورد بررسی معیارهای خود فعال باشید: درآمد، سود خالص، سرنخ های فروش، تبدیل، ارزش مشتری مادام العمر، و رضایت مشتری (در نهایت، تنها دلیل وجود کسب و کار شما ارائه ارزش برای مشتری است – هر چه ارزش بیشتری ارائه دهید، موفقیت بیشتری را تجربه خواهید کرد).

اکنون زمان آن است که به بهینه سازی فرآیند کسب و کار خود نیز فکر کنید.

از این مرحله و به بعد تا پایان عمر فرآیند، این مسئولیت شماست که تا آنجا که ممکن است سیستم های خود را بهبود ببخشید. ممکن است فوراً اتفاق نیفتد، اما در مرحله‌ای از خط ممکن است به تکنیک جدیدی برای پیاده‌سازی فکر کنید که می‌تواند سهولت دسترسی، بهره‌وری و سازگاری را افزایش دهد. نیازی به گفتن نیست که باید در طول زمان به بهینه سازی این فرآیند ادامه دهید!

7-پیاده سازی اتوماسیون و ایجاد فرآیندهای ثابت:

این کار زمان مجموعه را از کارهای ساده و تکراری رها می کند تا بتوانید بهتر از زمان خود و کارمندان خود استفاده کنید.

آیا ایمیل های عادی ارسال می کنید؟ آن را اتوماسیون سازی کنید.

آیا سفارشات تکراری در انبار دارید؟ آن را سیستماتیک کنید.

چند پاسخ استاندارد ایجاد کنید که می‌توانید برای پاسخ مشتری و ایجاد پرسش‌نامه در ایمیل‌ها داشته باشید.

این به ایجاد استانداردسازی در کیفیت در سراسر شرکت شما کمک می کند، خواه نقش مشتری باشد یا نقش عملی.

از مدل مک دونالد الهام بگیرید، اولین شرکتی در جهان که استانداردسازی کسب و کار را پیاده سازی کرد بنابراین شما هم می توانید.

موضوع این است که تداوم جهت گیری استراتژیک و بهبود مستمر در نحوه انجام کارها کاملاً با یکدیگر سازگار است. در واقع، آنها متقابل را تقویت می کنند.» - مایکل پورتر

8-به یادگیری و بهبود سیستم سازی :

زمان می گذرد ، کسب و کار شما تغییر خواهد کرد و بزرگتر و موفق تر خواهد شد و به این ترتیب فرآیندهای شما نیز به طور طبیعی تغییر خواهند کرد. همیشه به دنبال آموزش خود به روش های مختلف برای انجام کسب و کار باشید، راه های بهتر و کارآمدتر برای کار هماهنگ شما و تیمتان و از طریق این آموزش و رشد، سیستم های شما برای رویارویی با چالش های جدید تکامل خواهند یافت.

9-نظارت بر عملکرد :

و اما قسمت جذاب ماجرا! شروع به آزمایش کنید و ببینید که کارها بدون شما هم به خوبی پیش می رود یا خیر

به مرخصی بروید، استراحت کنید یا مسافرت را امتحان کنید

اگر بعد از بازگشت شما مجموعه آتش نگرفته بود (!) احتمالا همه کارکنان مجموعه وظایف خود را به درستی انجام داده اند و سیستم ایجاد شده موفق عمل کرده است.

سیستم سازی سازمانی

حال اگر نمی دانید فرآیند سیستم سازی را از کجا باید شروع کنید لیست زیر اشاره به قسمت هایی از سازمان که سیستم سازی در آن ها ضروری تر است دارد:

1- مدیریت ارتباط با مشتری (crm):

مهم ترین بخش بیزینس شما که باید به آن پرداخت تا به وسیله ی آن مشتریان خود را به مشتریان ثابت تبدیل کنید

2- مدیریت نقدینگی:

به شدت مهم است که بر روی بخش های مختلف نقدینگی شرکت خود اعم از بودجه ، مالیات و هرگونه جریان نقدینگی دیگر وقت بگذارید و آنها را سیستم سازی کنید.

3-آموزش:

همان طور که گفته شد ؛ برای حل مشکلاتی مثل آموزش کارکنان جدید یا نبود کارکنان مربوطه به طور موقت با سیستم سازی کردن آموزش، حتی اقداماتی مانند گسترش مجموعه ی شما بسیار راحت انجام می شود.

4- ارتباطات:

ثبت جلسات، مکالمات حضوری و غیرحضوری ، پیام ها و …. می تواند نقش مهمی در تصمیم گیری و موفقیت مجموعه داشته باشد.

5- مدیریت پروژه:

در کسب و کار شما رویداد های زیادی برگزار می شوند پس لازم است هر پروژه کوچکی را مدیریت کرد

نرم افزار های سیستم سازی کسب و کار:

برای تغییر یا ایجاد فرآیند های جدید لازم است که با برخی نرم افزار های تخصصی این زمینه آشنایی داشته باشیم:

بیزاجی (bizagi) :

در واقع ترکیب دو واژه “کسب و کار” (business) و “چابکی ” (agility) یکی از بهترین نرم افزار های مدلسازی است تمامی امکانات لازم برای پیاده سازی(BPM) کسب و کار ها را دارد و حتی کاملا کاربردی در سیستم سازی سازمانی است .

2. ProcessMaker:

یکی از نرم افزار BPMS های رایگان برای طراحی و اتوماسیون سازی فرآیند های سازمانی

3. visual paradigm:

این نرم افزار نیز در زمینه مدل سازی فرآیندها بسیار کاربردی بوده و ورژن کرک شده آن به صورت کاملا رایگان قابل دانلود است

سخن آخر

سیستم سازی کسب و کار به معنی قرار دادن مجموعه خود در مسیر کسب و کار های موفق است و این کار هم به شما اجازه می دهد یک قدم به عقب بروید و نیز به کارکنان نیز فضای نفس کشیدن می دهد ، زیرا که فرآیند های کسب و کار از خودشان مراقبت می کنند.

اگر مجموعه بیش از حد به کارایی کارکنان تکیه کند رشد چندانی نخواهد داشت بلکه باید مشکلات را به صورت جامع حل کرد با تفویض اختیارات ، مستند سازی فرایند ها و غیره می توان به راحتی کسب و کار را سیستم سازی کرد. نظام بندی کسب و کار در فضای رقابتی حاضر به شدت لازم و ضروری است و کمک می کند تا کار های پیچیده را به شدت ساده تر کرد.

با مشورت با تیم مشاوران غزال میتونید بهترین استراتژی را برای سیستم سازی فرآیند های موجود در کسب و کار خود طراحی کنید

سوالات متداول درباره سیستم سازی