همزمان که شرکت‌ها تلاش می‌کنند تا از کارکنان خود در برابر شیوع ویروس کرونا از طریق اعمال محدودیت‌های مسافرتی و دورکاری و برگزاری جلسه مجازی محافظت کنند؛ امکان لغو ملاقات‌های فردی با تیم‌ها، مشتریان یا تولیدکنندگان برای چند روز یا احتمالا هفته‌ها وجود دارد.
در بهترین شرایط هنگامی که دو یا سه نفر در جلسه مجازی وارد میشوند، بهره‌وری تاحدودی کاهش می‌یابد. دلایل متعددی برای کاهش بهره‌وری وجود دارد. افراد شرکت کننده در جلسه مجازی غالباً درکنار آن چند کار دیگر هم انجام می‌دهند.
سازمان‌دهندگان جلسه هدف و مکالمه‌ها در طول جلسه را با دقت بالا طراحی نمی‌کنند. به علاوه معمولا یک یا دو نفر بحث را در دست می‌گیرند؛ درحالیکه دیگران به صندلی خود تکیه داده و ساکت هستند.
اما این روند نباید به این صورت ادامه داشته باشد. جلسات آنلاین حتی مواردی که به خاطر ترس از سرایت بیماری بدون آمادگی برگزار میشوند، می‌توانند با استفاده از تکنیک‌های جلسات حضوری و فناوری‌هایی با کاربرد آسان و ارزان موثرتر باشند. در ادامه ابتدا نگاهی به مزایا و معایب جلسات آنلاین می‌اندازیم. سپس 14 گام برای بهره‌وری بهتر از جلسه مجازی خواهیم گفت.
مزایای جلسه آنلاین
بارزترین مزیت یک جلسه مجازی این است که افراد می‌توانند از هر نقطه‌ای این جلسه را میزبانی یا در آن شرکت کنند. کارمندان می‌توانند بدون نگرانی از وضعیت موجود درمورد تجمع در یک مکان فیزیکی و امکان مبتلا شدن به بیماری، از داخل خانه خود در یک جلسه شرکت کنند.
جلسه مجازی همچنین میتواند همکاری را بین افراد هم تیمی تقویت کند. با اشتراک گذاری تصویر، امکان چت، نظرسنجی و سایر مولفه‌ها، شرکت کنندگان می‌توانند جلساتی تعاملی تر از همیشه تجربه کنند. ویژگی‌های پیشرفته مبتنی بر هوش مصنوعی مانند زیرنویس یا رونویسی زنده نیز می‌توانند به همه افراد حاضر کمک کنند تا تمام جزئیات جلسات را ثبت کنند.
یکی از محبوب‌ترین و کاربردی‌ترین قابلیت‌های جلسه مجازی، امکان ضبط است. با این امکان افراد می‌توانند به عقب برگردند و هرچندبار که می‌خواهند جلسه‌ای که قبلا در آن شرکت کرده‌اند را تماشا کنند یا گوش دهند. علاوه بر مزایای مذکور، کسب و کارها می توانند به مقدار زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنند.
معایب جلسه مجازی
درحالی که جلسات مجازی قطعا می‌توانند تاثیر مثبتی بر بهره‌وری داشته باشند، ممکن است معایبی نیز وجود داشته باشند؛ زیرا هرکسی تا کنون در این جلسات شرکت کرده باشد، میتواند این مسئله را تایید کند.
اولین و احتمالا رایج ترین مشکل جلسات مجازی زمانی است که کاربران در ورود به جلسات و مشارکت با مشکلات فنی مواجه میشوند. درحالی که پلت‌فرم‌ها می‌توانند بسیار کاربرپسند و کاربردی باشند، ممکن است با موانع فنی مانند قطع شدن اتصال سرور یا اینترنت و… روبرو شوند.
یکی دیگر از مشکلات جلسه مجازی مسائل مربوط به صدا است. هنگامی که نوبت صحبت کردن افراد می‌رسد ممکن است فراموش کنند که میکروفون خود را وصل کند. یا ممکن است فراموش کنند در طول جلسه میکروفون خود را قطع کنند و صدای پس‌زمینه باعث ایجاد حواس‌پرتی برای سایر افراد شود. مشکلات دیگر مانند عدم دسترسی به اینترنت در زمان جلسه، نبود امکان شرکت در جلسه و… اشاره کرد.
همه این موارد برای افرادی که تابحال در جلسات آنلاین شرکت کرده باشند، آشنا هستند. این چالش‌ها می‌توانند باعث ناامید شدن و از دست دادن تمرکزافراد در طول جلسات و درنتیجه باعث کاهش بهره‌وری می شوند.
14 قدم برای افزایش بهره‌وری در جلسه مجازی
1- جلسات را تصویری برگزار کنید
برای اینکه افراد احساس کنند همه در همان جلسه حضور دارند از کنفرانس‌های ویدیویی به جای صوتی استفاده کنید. فناوری‌هایی مثل زوم، اسکایپ و گوتومیتینگ به شخصی‌سازی مکالمه و درگیر نگهداشتن مشارکت‌کنندگان کمک می‌کنند.
2- همیشه گزینه‌ی تماس صوتی را در اختیار مشارکت‌کنندگان قرار دهید
کنفرانس ویدیویی میتواند بسیار خوب عمل کند، اما متکی به به یک اتصال اینترنتی پرسرعت است که ممکن است همیشه و برای در دسترس نباشد. افراد به توانایی مشارکت از طریق ویدیو نیاز دارند، اما باید در نظر داشت که اولویت استفاده از ویدیو یک استاندارد جدید است.
3- چه کسی باید جلسه مجازی را رهبری کند؟
شناسایی بهترین فرد برای رهبری یک جلسه مجازی میتواند یک چالش باشد. یک رهبر ایده‌آل برای پیشبرد جلسه مجازی لزوما نباید ارشد ترین فرد حاضر در جلسه باشد. فردی را انتخاب کنید که می‌داند چگونه یک جلسه را به‌طور موثر رهبری کند. این فرد باید یک سخنران عمومی باشد که جلسه را در مسیر درست رهبری می‌کند. تفویض مسئولیت برای یک جلسه موفق امری کلیدی است. میزبان باید وظایف خاصی مانند یادداشت کردن یک فهرست از نکات برجسته مذکور در جلسه، رسیدگی به پرسش و پاسخ و… را بر عهده دیگر افراد حاضر در جلسه محول کند.
4- بهترین زمان برای برگزاری یک جلسه مجازی چه زمانی است؟
انتخاب بهترین زمان برگزاری جلسات برای اطمینان از حضور افراد بسیار حائز اهمیت است. روزهای اول هفته میتواند بهترین گزینه برای انتخاب زمان جلسات مجازی باشند. بطور کلی سعی کنید جلسات مجازی را در ساعت 10 صبح الی 2 بعد ازظهر برنامه ریزی کنید. حتما شرکت کنندگان در مناطق زمانی مختلف را در نظر داشته باشید. بهترین توصیه درمورد چگونگی تشویق شرکت در یک جلسه آنلاین این است که اطلاع رسانی‌های و یادآوری‌های قبلی، در فواصل زمانی مختلف به شرکت کنندگان داده شود. درمورد هدف جلسه آنلاین شفاف باشید و زمان شروع و پایان هر جلسه را مشخص کنید.
5- قبل از جلسه از کارآمدی فن‌آوری‌های مورد استفاده اطمینان حاصل کنید
هیچ اتفاقی مانند تاخیر ۱۵ دقیقه‌ای در ابتدای جلسه باعث کاهش بهره‌وری آن نمی‌شود. قبل از یک جلسه مجازی همه‌ی شرکتکنندگان باید این فناوری را آزمایش کرده و نسبت به استفاده از گزینه‌های اصلی اطمینان حاصل کنند. به خاطر داشته داشته باشید که مکالمه با تولید‌کننده یا مشتری ممکن است تیم شما را مجبور کند که با بسته‌های نرم‌افزاری مختلفی آشنا شوند.
6- اطمینان حاصل کنید که صورت‌های افراد دیده میشوند
در جلسات مجازی کنفرانس‌های ویدئویی زمانی موثرتر خواهند بود که افراد بتوانند حالات چهره و حرکات بدن یکدیگر را ببینند. از افراد بخواهید که در نزدیکی وبکم خود بنشینند تا به شما در ایجاد صمیمیت در یک جلسه مجازی کمک کند.
7- به اصول اولیه‌ی جلسه مجازی پایبند باشید
قبل از شروع مکالمه اهداف مشخصی را تعیین کرده و در صورت لزوم یک متن اولیه برای مطالعه‌ی افراد ارسال کنید. در طول جلسه طرح داشته باشید، مقررات مربوط به شرایط جلسه را تنظیم کنید، استراحت بدهید و مراحل بعدی (از جمله زمانبندی و پاسخگویی) را بعد از هر بخش و در پایان جلسه بطور واضح بیان کنید.
8- مدت زمان جلسه مجازی را به حداقل برسانید
تنها چیزی که از یک ارائه‌ی طولانی مدت در یک جلسه‌ی حضوری بدتر است، یک ارائه‌ی طولانی در جلسه مجازی است. جلسات باید شامل بحث و گفت‌وگو باشد. اطلاعات زمینه‌ای باید از قبل آماده شوند. اگر شخصی نیاز به ارائه دارد برای هدایت گفت‌وگو از صفحه‌ی اشتراک‌گذاری استفاده کنید، در این صورت شرکتکنندگان می‌توانند به معنای واقعی کلمه «حرف هم را بفهمند» با این وجود مکالمه را در اولویت قرار دهید تا زمانی را که افراد به یکدیگر نگاه می‌کنند را حداکثر کنید.
9- سردی فضا را بشکنید
اگر چه این مورد را خیلی تایید نمی‌کنیم؛ اما زمانی که افراد احساس تنهایی می‌کنند، از تمام ابزارها برای تقویت روابط بین‌فردی استفاده کنید. افزون‌برآن؛ در صورت اطلاع از اینکه یکی از شرکتکنندگان ممکن است یک دوست صمیمی یا فامیلی بیمار داشته باشد؛ با او ابراز همدردی کنید.
10- یک تسهیل‌گر مشخص کنید
معمولاً مدیریت یک جلسه مجازی سخت‌تر از یک بحث حضوری است. به کارگیری یک فرد برای هدایت مکالمه میتواند مفید باشد و به شرکتکنندگان دیگر این امکان را میدهد که روی محتوا تمرکز کنند. تسهیل‌گر همچنین میتواند از یک سیستم رای‌گیری برای گرفتن نبض گروه در مورد سوالاتی خاص استفاده کند و از شنیده شدن همه صداها اطمینان حاصل کند. تسهیل‌گر همچنین باید بتواند سوالات اساسی راجع به فناوری مورد استفاده را حل کند.
11- افراد را مخاطب قرار دهید
هدف‌‌گذاری در کسب و کار در شرایط بحرانی مشارکت همه‌ی افراد در جلسه بدون صحبت کردن با یکدیگر یکی از چالشی‌ترین جنبه‌های برگزاری یک جلسه مجازی است. برای جلوگیری از این شرایط توصیه می‌کنیم که حتی قبل از نهایی شدن تصمیم و با رفتن دور یک میز به صورت مجازی از افراد بخواهید که به صورت دوره‌‌ای صحبت کنند. برخی از بسته‌های نرم‌افزاری حتی به شرکتکنندگان این امکان را می‌دهند که در صورت تمایل دست خود را بالا ببرند. این کار میتواند به تسهیل‌گر کمک کند تا بدون حذف دیدگاه یک مشارکت‌کننده‌ی درون‌گرا شفافیت را در جلسه برقرار کند.
12- در همان جلسه بازخورد بگیرید
با توجه به اینکه تفسیر جلسه مجازی ممکن است دشوار باشد، گردآوری و پردازش ورودی‌هایی با کیفیت بالا در طول یک جلسه میتواند چالش‌برانگیز باشد. از یک ابزار نظرسنجی مبتنی بر تلفن مانند نظرسنجی در همه‌جا (Poll Everywhere) برای گرفتن بازخوردهای مورد نیاز از مشارکت‌کنندگان در رابطه با موضوعات خاص در همان لحظه استفاده کنید. نظرسنجی را به صورت آزاد و جدا از ویدیوکنفرانس انجام دهید تا مانع مکالمه نشود. شرکتکنندگان به دستورالعمل‌های روشنی در رابطه با نحوه استفاده از سیستم و فعالیت‌ها نیاز دارند، اما گروه‌ها به سرعت با آن هماهنگ میشوند و ارزش این تلاش را دارند.
13- از پرداختن به مسائل دشوار نهراسید
جلسه مجازی نیاز به یادگیری دارند و زمانیکه شما و تیمتان نحوهی استفاده از آن را بدانید و با کار کردن با آن احساس راحتی کنید؛ بسیار شگفت‌زده خواهید شد. ممکن است طبیعی به نظر برسد که صبر کنید تا در رابطه با مسائل سخت با حضور همه در جلسات حضوری بحث کنید، اما این ممکن است گزینه‌ی خوبی نباشد. بنابراین از مباحث بحث‌برانگیز خودداری کنید.
14- زمانیکه هنوز کنار یکدیگر قرار دارید، یک یا دو بار تمرین کنید
جلسه‌ی بعدی کارکنان خود را به صورت مجازی برگزار کنید؛ درحالیکه هر یک از اعضای اجرایی در دفتر خود نشسته‌اند و بدون نیاز به کمک به جلسه نگاه می‌کنند. بعد از پایان جلسه تجربه های افراد در این رابطه را گردآوری و بیان کنید. چه مواردی خوب و چه مواردی بد بودند؟ چگونه می‌توانید در جلسه مجازی خود تحول ایجاد کنید تا آنها را به اندازه‌ی جلسات حضوری تاثیرگذار کنید؟
جمع بندی
برای افزایش امکان برگزاری جلسه مجازی ممکن است نیاز داشته باشید که نحوهی برگزاری آن توسط تیم خود را تنظیم و هماهنگ کنید. اما سرمایه‌گذاری اندک در زمینه‌ی آمادگی برای آن در زمان کنونی ممکن است تاثیر بزرگی در آن زمان داشته باشد.
پنج اقدام موثر هنگام برنامه‌ریزی مذاکره در جلسات آنلاین:
۱.مسئولیت و نقش‌های مشخصی به هر یک از اعضای تیم بدهید.
تماس‌های تلفنی یا تصویری با چهار یا پنج گروه به راحتی در جلسه ایجاد اغتشاش می‌کند. باید از قبل تکلیف این موارد را مشخص کنید: چه کسی بحث جلسه را آغاز می‌کند؟ کدام یک از اعضا پروپوزال را توضیح میدهد؟ چه کسی به سوالات پاسخ میدهد؟ چطور با افراد حاضر در جلسه از طرق دیگر نیز ارتباط برقرار کنیم؟
۲.روش‌های آفلاین و سایر روش‌ها برای برقراری ارتباط با اعضای تیم را مشخص کرده و تمرین کنید.
از آن جا که در طول جلسه مجازی در حال بهره‌گیری از اپلیکیشن و ابزار مشخصی-مانند زوم-هستید، اپلیکیشن دیگری را بین اعضای تیم مشخص و در تلفن همراه یا سیستم دیگری نصب کنید تا بتوانید در طول جلسه از آن طریق با هم‌تیمی‌ها مشورت کنید.
۳.چت با اعضای تیم را مختصر و مفید انجام دهید.
درست است که این ابزار برای برخی مشورت‌های ضروری مفید است، ولی پژوهشی ثابت کرده که حضور همزمان اعضای جلسه در اپلیکیشنی دیگر تمرکز و نظم جلسه را به هم زده و گروه مقابل را بی‌اعتماد می‌کند. در نتیجه موارد ضروری را فورا در ابزار دوم انتقال داده و بر محتوای جلسه متمرکز باشید.
۴.ویدیو کنفرانس بهترین ابزار مذاکره در جلسات آنلاین است.
پژوهشگران در مطالعه‌ای دریافته‌اند که مذاکره در جلسات از طریق تماس تصویری تاثیر بهتری از سایر روش‌ها به خصوص ایمیل و ارسال متن دارد. همچنین در جلساتی که از صفحه نمایش‌های بزرگ‌تری استفاده می‌شود، نتایج بهتری دریافت می‌گردد.
زمانی که چهره‌ی اعضای تیم مورد مذاکره را می‌بینید، ذهن شما انرژی کم‌تری برای تمرکز می‌گذارد و بهتر عمل می‌کنید.
۵.کوتاه و شیرین!
در حالیکه ویدیو کنفرانس و تماس تلفنی ابزارهای غنی‌تری برای مذاکره در جلسات نسبت به ابزاری مانند ایمیل هستند، انرژی و تمرکز زیادی نیز به خود اختصاص می‌دهند. مغز انسان مانند یک ماشین پیش‌بینی است و باید بیشتر از حد معمول تمرکز کند تا شکاف‌ها، اختلاف زمانی و سایر ابهاماتی که در طول ارتباط از طریق تماس تصویری رخ میدهد را پر کند.
در نتیجه تماس تصویری/صوتی در صورتی مفید و موثر خواهد بود که به صورتی نظام‌مند و کوتاه تعریف شده باشد.
سه نکته هنگام رهبری فرایند مذاکره در جلسات آنلاین:
۱.مذاکره در جلسات را با تعامل اجتماعی آغاز کنید.
چند دقیقه آغازین مذاکره در جلسات را به صحبت‌های روزمره اختصاص دهید تا فضای لازم برای تعامل مشترک فراهم شود. پژوهش‌ها نشان داده است که کسانی که چند دقیقه اول مذاکره را به گفتگوهای تصادفی اختصاص داده‌اند نسبت به سایر گروه‌ها-به خصوص افرادی که بلافاصله مذاکره جدی را آغاز کرده‌اند- به نتایج بهتری دست یافته‌اند. در آزمایش دیگری، شروع مذاکره در جلسات با شوخ طبعی به نتایج بهتر مالی و تعامل موثرتر مابین طرفین منجر شد. به خصوص در شرایط بحرانی و استرس‌زای کنونی برقراری ارتباط شخصی تاثیر به سزایی بر ادامه همکاری‌های مشترک خواهد گذاشت.
۲.محدودیت‌ها و فرضیات را مشخص کنید.
فرایند مذاکره در جلسات آنلاین گاهی بسیار زمان‌بر و خسته‌کننده می‌شود. پس از برقراری ارتباط و اتمام صحبت‌های روزمره، ابتدا هدف از جلسه، موضوعات مورد بررسی و زمان موجود را تعیین کنید. از موضوعات و بحث‌های حاشیه‌ای زمان‌بر نیز بپرهیزید. در صورت طولانی شدن جلسه، پیش از خسته شدن اعضا و بروز تعارض ادامه جلسه را به زمان دیگری موکول کنید.
۳.پنجره‌ای که در تماس ویدیویی، خودتان را نشان میدهد را ببندید!
شواهد نشان داده است که برای آمریکایی‌ها و سایر فرهنگ‌های فردگرا بهره‌گیری از تماس تصویری باعث افزایش خودآگاهی و تمرکز بر تصویر فرد می‌شود. بنابراین در صورتی که در تماس تصویری به تصویر خود بیش از حد دقت می‌کنید، این بخش را از قبل غیرفعال کنید.
باید بدانید که هیچ ابزاری جای مذاکره چهره به چهره را نمی‌گیرد. اما در شرایط بحرانی کنونی، بهره‌گیری موثر و استراتژیک از ابزارهای دیجیتال فرایند مذاکره در جلسات ما را موثرتر و نقش موثری در حفظ روابط با شرکای کاری ایفا می‌کند.
چگونه کارمندان را به مشارکت در جلسات آنلاین تشویق کنیم؟
یکی از مسائل مدیران، جلب توجه و تمرکز کامل تمامی حاضران در جلسه است. این روزها که جلسات به صورت آنلاین برگزار می‌شود و کارمندان در یک اتاق واحد نیستند، این کار دشوارتر هم می‌شود. یکی از موقعیت‌های آزاردهنده‌ای که یک مدیر در جلسه تجربه می‌کند این است که بعد از توضیحاتی که ارایه میدهد، یکی از کارمندان پاسخ دهد که: “من درست متوجه منظورتان نشدم”. این پاسخ در اصل به این معنی است که آن فرد تمرکز لازم را در آن جلسه نداشته است. این مسئله در جلسات آنلاین پررنگ‌تر هم می‌شود. برای مثال از طریق تماس تلفنی در حال صحبت در مورد یک فرصت کاری هستید که متوجه می‌شوید همکارتان اصلا انتظار یک جلسه کاری را نداشته و در حال حمام کردن نوزادش است!
خب بیایید درست با مسئله مواجه شویم! اکثر جلسات کاری افتضاح پیش می‌روند چون در این جلسات مشارکت اعضا تقریبا هیچ مفهوم و جایگاهی ندارد. وقتی همگی در یک اتاق مشترک هستیم به زور و اجبار و از طریق تماس چشمی نشان می‌دهیم که به محتوای جلسه توجه می‌کنیم. اعضای حاضر در جلسه حتی اگر سرگرم کار دیگری باشند (مثلا به صفحه گوشیشان خیره شده باشند) باز هم با تکان دادن سر تظاهر به دنبال کردن موضوع مورد بحث می‌کنند. در شرایطی که نمی‌توانید از طریق برقراری تماس چشمی توجه افراد حاضر در جلسه را به خود جلب کنید، ناچارید کاری را که از مدت‌ها قبل باید انجام می‌دادید، تجربه کنید: ایجاد مشارکت داوطلبانه. به عبارت دیگر، شما باید فرصت‌هایی برای تمامی اعضا جلسه برای مشارکت سازنده به خصوص در جلسات آنلاین ایجاد کنید.
چهار دلیل اساسی برای برگزاری جلسه وجود دارد: تاثیرگذاری بر دیگران، تصمیم‌سازی، حل مسائل و مشکلات و تقویت روابط مابین کارمندان. تمام این موارد فرایندهایی فعال هستند و به حضور فعال تمامی اعضا در جلسه بستگی دارد. پس پیش شرط برگزاری یک جلسه موثر آنلاین یا حضوری-مشارکت داوطلبانه حاضران جلسه است.
پنج قانون کلیدی در جلسات آنلاین
ما چند سال اخیر را صرف مطالعه در زمینه جلسات آنلاین و درک دلایل موثر نبودن آنها کرده‌ایم. و این که چرا این جلسات این قدر برای حاضران خسته‌کننده است. در نتیجه‌ی این مطالعات، پنج قانون کلیدی را کشف کرده و مورد آزمایش قرار داده‌ایم. این پنج قانون منجر به بهبود جلسات میشوند. در مطالعه‌ای، ۲۰۰ شرکت‌کننده از تجربه جلسه چهره به چهره را با ۲۰۰ شرکت‌کننده جلسه مجازی مورد مقایسه قرار دادیم.
متوجه شدیم زمانی که این پنج قانون مورد استفاده قرار می‌گیرند شرکتکنندگان جلسات آنلاین سطح تعاملی مساوی یا حتی بالاتر از جلسات حضوری را تجربه می‌کنند. اکنون ما این قوانین را برای بیش از ۱۵۰۰۰ شرکت‌کننده در جلسات مختلف اعمال کرده‌ایم. اما این اصول چه هستند و چگونه به کار گرفته میشوند.
۱.قانون ۶۰ ثانیه در جلسات آنلاین
اول این که هیچ‌وقت گروه را وادار به حل مسئله‌ای نکنید که اصلا از وجودش باخبر نیستند! ۶۰ ثانیه فرصت دارید تا آن ها را از این واقعیت مطلع سازید. حالا می‌توانید آمار یا اطلاعات یا تحلیلی از مسئله مورد بحث ارایه دهید و توجه حضار را به آن جلب کنید. مهم نیست که از چه ابزار و تاکتیکی برای این کار استفاده می‌کنید، هدفتان باید حصول اطمینان از این باشد که تمام اعضای گروه کاملا مشکل (یا فرصت پیش رو) را درک کرده‌اند و با شما در بررسی آن در ادامه جلسه همراه میشوند. اگر حاضران ضرورت و اهمیت موضوع مورد بحث در جلسه را درک نکنند، نمی‌توانند با تمرکز کامل محتوای جلسه را دنبال کنند و مسئولیت‌پذیری نشان دهند. در زمینه بهبود مسئولیت‌پذیری اعضای جلسه، قانون دوم به کمک ما می‌آید.
۲.قانون مسئولیت‌پذیری در جلسات آنلاین
هنگامی که افراد در یک چارچوب اجتماعی قرار می‌گیرند، تلاش می‌کنند تا جایگاه خود را در آن چارچوب مشخص کنند. برای مثال هنگامی که به یک سالن سینما می‌روید به صورت ناخودآگاه نقش خود در قالب یک تماشاچی که هدفش سرگرمی است را تعریف می‌کنید. زمانی که به باشگاه ورزشی می‌روید نقش فعال‌تری دارید. بزرگ‌ترین تهدید برای مشارکت فعال در جلسات آنلاین، این است که اجازه دهید اعضای تیم به صورت ناخودآگاه در نقش تماشاچی قرار بگیرند. بسیاری از حضار جلسه از قرارگیری در این نقش بسیار رضایت دارند. برای خنثی کردن این وضعیت در همان ابتدای ارایه خود، مسئولیت‌ها را تقسیم کرده و به اعضای جلسه تفویض اختیار کنید. البته نگویید: “من نمی‌خواهم این یک ارایه یک نفره باشد بلکه انتظار دارم همه مشارکت داشته باشند”. این کار به ندرت جواب میدهد.
فرصت‌های واقعی برای مشارکت افراد ایجاد کنید و مسئولیت‌های معناداری در طول جلسه به آنها واگذار کنید. این کار به بهترین شکل با کمک قانون بعدی تحقق می‌پذیرد.
۳.قانونی که نمی‌توان از آن شانه خالی کرد!
تحقیقات نشان میدهد که اگر فردی در مترو دچار حمله قلبی شود، هر چه تعداد افراد حاضر در واگن قطار بیشتر باشد احتمال کمک‌رسانی به بیمار از سوی این افراد کاهش می‌یابد. روانشناسان اجتماعی از این پدیده تحت عنوان انتشار مسئولیت یاد می‌کنند. اگر همه افراد در قبال موضوعی مسئول باشند، هیچ کس واقعا احساس مسئولیت نمی‌کند. باید از این تهدید در جلسات و به ویژه جلسات آنلاین خود جلوگیری کنید. وظایفی کاملا مشخص به هریک از اعضا بدهید که هیچ راهی برای فرار کردن از آن و شانه خالی کردن نداشته باشند. اول مسئله مورد بررسی را به سرعت مشخص کنید بعد حضار را به گروه‌های دو تا سه نفره تقسیم کنید.
به آنها ابزاری برای برقراری ارتباط با یکدیگر معرفی کنید (مثلا ویدئو کنفرانس، شبکه‌های پیام‌رسان و…). زمان محدود و مشخصی به آنها بدهید تا روی وظیفه تعیین شده برای گروهشان کار کنند و بعد از آن زمان باید نتایج مشخص را ارایه کنند.
۴.قانون حداقل اسلاید مناسب
هیچ چیز برای تیم حاضر در جلسه بدتر از این نیست که محتوای جلسه با تعداد بالایی اسلاید پر از متن ارایه شود. مهم نیست که گروه تا چه حد باهوش و باحوصله باشند، اگر هدف شما تسهیل مشارکت این گروه است، شما باید واقعیت‌هایی را که می‌خواهید ارایه بدهید جذاب نمایش دهید. ما افراد را تشویق می‌کنیم تا از قانون حداقل اسلاید مناسب بهره بگیرند. به عبارت دیگر، باید در هر اسلاید کم ترین میزان اطلاعات (در فرمت‌های گرافیکی، آماری، تصویر و…) قرار بگیرند ولی به صورت بهینه‌ای بیشترین اطلاعات مفید را به حضار بدهند. به هیچ‌وجه تعداد اسلایدهایتان را بالا نبرید یا آنها را پر از متن نکنید در این صورت تمرکز مخطبانتان از بین می‌رود و خسته میشوند. طراحی اسلایدهایتان هم باید از نظر گرافیکی جذاب و خوانا باشد.
۵.قانون پنج دقیقه
هیچ‌وقت بیشتر از ۵ دقیقه افراد حاضر در جلسه را متمرکز بر یک مسئله واحد نگه ندارید. اگر به صورت مداوم با موضوعات جدید و مورد بحث جلب توجه نکنید و مشارکت افراد را تسهیل نکنید، حاضران در جلسه به همان تماشاچیان سالن سینما تبدیل میشوند و کارتان برای برگرداندن آنها به فضای جلسه دشوار می‌شود. در یک ارایه ۱۵ دقیقه‌ای، چند بازه زمانی ۲-۳ دقیقه‌ای داشته باشید که در آن مسائل جدید ارایه می‌شود و گروه‌ها مجدد باید در مورد آن مسائل مشارکت کنند. اگر مسئله مورد بحث در جلسه پیچیده‌تر از آن است که در بازه زمانی کوتاهی بررسی شود، باید آن را به ابعاد مختلفی تجزیه کرده و هریک از این ابعاد را به یکی از گروه‌های کاری واگذار کنید. در این صورت جلسه از وضعیت فرسایشی خارج شده و مشارکت افراد با توانایی‌های مختلف، تسهیل می‌گردد.
واقعیت این است که قوانین نامبرده باید تا امروز جزء اصول ثابت تمامی جلسات آنلاین و حضوری می‌شدند. این روزها که اعضای جلسات آنلاین خارج از دید هستند و جلب تمرکز و مشارکتشان بالتبع دشوارتر است، این اصول بیشتر از قبل به کار می‌آید. به‌کارگیری این قوانین به صورت قابل توجهی بهره‌وری جلسات آنلاین را بهبود می‌بخشد.
همچنین برای اینکه در مورد مدیریت جلسات آنلاین و حضوریتان اطلاع بیشتری کسب کنید،این مقاله در مورد مدیریت جلسات موثر را مطالعه کنید.
